Repasse a parceiros na agência de turismo sem perder margem
Combinar antes, registrar no serviço, conferir depois e pagar por fechamento: a rotina que impede o repasse de comer o lucro do transfer.
O repasse a parceiros na agência de turismo só não come a margem quando segue quatro passos: o valor é combinado antes, fica registrado no próprio serviço, é conferido depois da execução e é pago num fechamento por período, não transfer a transfer. Fora disso, a conta não fecha: tem parceiro pago duas vezes, extra esquecido e transfer que deu prejuízo sem ninguém ver.
Quem vende transfer, city tour e passeio e terceiriza parte dos veículos no pico conhece o cenário: 40 serviços no mês, 6 parceiros, valores combinados por mensagem e um PIX atrás do outro. Neste guia vou mostrar como calcular a margem de cada serviço terceirizado, onde o dinheiro escapa e a rotina que dá para montar com planilha ou com sistema.
Quanto sobra de um transfer terceirizado?
Sobra o que você cobrou do cliente menos o repasse, os impostos e os custos que ficaram com você. A conta é curta, mas muita agência só olha a primeira parte.
Margem do serviço terceirizado = valor cobrado do cliente - repasse ao parceiro - impostos sobre a venda - extras que você bancou
Um exemplo com números redondos: transfer aeroporto–hotel vendido por R$ 350. Repasse combinado de R$ 250. Imposto sobre a venda na faixa de 6% (R$ 21, varia conforme o regime da sua empresa). Sobram R$ 79, cerca de 22% do valor. Se o parceiro cobrar R$ 40 de estacionamento que você esqueceu de repassar ao cliente, a margem cai para R$ 39. Mais um erro desses e você está trabalhando pra zerar.
O cálculo completo, com custos fixos e variáveis, está no post sobre como calcular o lucro de uma viagem.
Onde a agência perde dinheiro com o repasse?
Raramente é num erro grande. É uma soma de pequenos vazamentos, todo mês:
Valor combinado só no WhatsApp — no fechamento ninguém acha a mensagem e vale o que o parceiro lembrar.
Pagamento duplicado — o PIX saiu na sexta e saiu de novo na segunda, porque o serviço não estava marcado como pago.
Extras sem dono — pedágio, estacionamento, hora parada no aeroporto. O parceiro cobra de você e você não cobra do cliente.
KM sem conferência — parceiro que cobra por km informa um número e ninguém confere.
Pagar antes de receber — a agência paga o parceiro em 7 dias e recebe do cliente corporativo em 30. O caixa vira o banco do parceiro.
É o tipo de prejuízo silencioso que não aparece no extrato do banco como "perda". Aparece só no fim do mês, quando o faturamento foi bom e o caixa não acompanhou.
Como controlar o repasse a parceiros na agência de turismo?
A rotina abaixo funciona com qualquer ferramenta. O que muda é quanto dela você faz à mão.
Combine antes, por escrito — valor fixo por serviço ou valor por km, quem paga pedágio e estacionamento, prazo de pagamento.
Registre o repasse no próprio serviço — o valor do repasse e o vencimento ficam junto com o serviço, não numa planilha separada.
Confira depois da execução — horário, KM e extras. Só então o valor vira definitivo.
Feche por período — quinzena ou mês. Uma fatura por parceiro, com todos os serviços do período.
Pague com baixa e comprovante — marcou como pago, o serviço sai da lista. Pagamento parcial fica registrado com o saldo.
O que entra no combinado com o parceiro
Uma mensagem fixada no WhatsApp ou um contrato simples já resolve, desde que tenha estes pontos:
Forma de cobrança — valor fixo por serviço, por diária ou por km.
Extras — quem paga pedágio, estacionamento, hora parada e alimentação em viagem longa.
Prazo de pagamento — quinzenal ou mensal, e em que dia sai o PIX.
Cancelamento — quanto o parceiro recebe se o cliente cancelar em cima da hora.
Padrão de atendimento — placa de recepção, roupa, tempo de espera combinado.
Valor fixo ou valor por km?
Valor fixo é mais simples e funciona bem para transfer de rota conhecida. Valor por km faz sentido em passeio e viagem de distância variável, mas exige conferência: o KM que vale é o do hodômetro no início e no fim do serviço, descontando os trechos em que o veículo não estava a serviço. Sem essa conferência, a briga do fim do mês é garantida.
Por que fechar por período em vez de pagar serviço a serviço?
Porque 40 PIX por mês são 40 chances de erro e nenhuma conferência. Com um fechamento por parceiro, você revisa a lista uma vez, o parceiro confere a mesma lista e sai um pagamento só, que vira uma conta a pagar no financeiro. Fica fácil cruzar com as suas contas a receber e não pagar antes de receber.
Como o parceiro confere sem ficar perguntando no WhatsApp?
O "quanto vou receber?" toda semana acontece porque o parceiro não tem onde olhar. A solução é dar a ele uma visão própria da lista: os serviços do período, o valor de cada um e o status do pagamento. Quando ele confere antes de você pagar, a discussão acontece uma vez, no fechamento, e não em cada transfer.
Também ajuda o serviço chegar a ele já organizado, com horário, endereço e dados do passageiro, como num voucher de transfer bem feito. Menos ligação, menos erro na execução.
Como fica isso num sistema?
Dá para montar a rotina em planilha, mas ela depende de alguém atualizar três abas toda noite. O Gestor Max (gestormax.org) é um sistema online de gestão para empresas de transporte de passageiros (turismo, fretamento, executivo, locação) e transportadoras de carga: orçamentos, agenda, faturas, financeiro, app do motorista e emissão de NFS-e, CT-e OS, CT-e e MDF-e. No controle de parceiros, ele faz o seguinte:
Parceiro cadastrado com PIX, dados bancários, região e veículos.
Repasse preso ao serviço — ao atribuir o parceiro, você informa o valor e o vencimento; isso vira conta a pagar ligada ao serviço, e o painel mostra os repasses a pagar dos próximos 7 dias.
Valor por km conferido — o R$/km fica combinado no serviço; ao finalizar, você vê o KM rodado registrado no app (hodômetro inicial e final, descontando pausas), o valor sugerido, e confirma. Só depois disso o parceiro vê o repasse no app.
Fechamento por período — a fatura do parceiro junta os serviços da quinzena ou do mês e vira uma conta a pagar só, com pagamento parcial, PDF e mensagem pronta para WhatsApp.
Conferência pelo parceiro — ele abre um link e marca "Conferi", ou acompanha em "Meus repasses" no app. Os motoristas do parceiro usam o app sem ver valores.
Sobre o Gestor Max: cadastro de parceiros, repasse por serviço e faturas de parceiro fazem parte do plano Profissional. O app do motorista e do parceiro, e com ele o repasse por km conferido pelo app, fica no plano Empresarial. Na conversa a gente ajusta o plano ao tamanho da sua operação.
Perguntas frequentes
Devo pagar o parceiro antes de receber do cliente?
Depende do combinado, mas o ideal é alinhar o prazo do repasse com o prazo de recebimento. Se o cliente paga em 30 dias, fechar o parceiro mensalmente evita que o seu caixa financie a operação dele.
Quem paga pedágio e estacionamento no serviço terceirizado?
Quem estiver no combinado. O importante é estar escrito antes e lançado no serviço, para o extra ser cobrado do cliente quando for o caso.
Preciso emitir nota do valor repassado?
O parceiro emite a nota ou o recibo dele para você, e você emite a sua nota para o cliente. Os detalhes dependem do regime de cada empresa: alinhe com o seu contador.
Conclusão
Repasse a parceiros na agência de turismo não precisa ser um mês de PIX soltos e briga no fechamento. Combine antes, registre no serviço, confira o que foi executado e feche por período. Com isso a margem de cada transfer terceirizado aparece de verdade, e o parceiro passa a confiar no seu número em vez de discutir cada serviço.
A página para agências de turismo mostra como orçamento, voucher, parceiros e financeiro se conectam numa operação de transfer e passeio. Chame a gente no WhatsApp: numa conversa rápida a gente apresenta o sistema e libera seus 7 dias grátis, sem cartão.