Como precificar a diária da van de fretamento (fórmula)

Como precificar diária da van de fretamento: multiplique a diária base pelo número de dias, some o km que passar do pacote incluído vezes o seu R$/km e as despesas repassáveis (pedágio, hospedagem e alimentação do motorista), e aplique o markup, que costuma ficar entre 1,4 e 1,8. A fórmula é Diária = ((Diária base × Dias) + (R$/km × Km extra) + Despesas) × Markup, e a diária base e o R$/km saem do custo por km real da sua van, nunca da tabela do concorrente.

No exemplo deste guia, uma Sprinter Rio→Búzios com 2 diárias, 80 km extras e R$ 390 de despesas do motorista fecha em R$ 3.045 com markup de 1,5.

Você acabou de comprar a primeira van executivo, montou o Instagram da empresa e o WhatsApp começou a tocar. Aí chega o primeiro pedido sério: "você faz Rio-Búzios ida e volta no sábado pra um grupo de 12 pessoas? Quanto fica?" — e dá um branco. Quanto cobrar? Olha o preço da concorrência, olha planilha velha que baixou no Google, e no fim manda um valor no chute torcendo pra fechar.

Precificar diária de van no chute é trabalhar pra zerar. Você fecha o serviço, gasta combustível, paga pedágio, paga o motorista, dá manutenção e descobre semanas depois que o lucro foi praticamente nada. Neste guia, mostro a fórmula que dá pra usar em qualquer rota de fretamento, com um exemplo numérico de Rio→Búzios — pra você sair daqui com uma tabela própria, não com uma cópia da locadora vizinha.

Por que não dá pra copiar a tabela de diária de van de outra empresa?

Quem busca "como precificar diária van fretamento" no Google encontra três coisas: site de locadora grande vendendo pacote pro cliente final, PDF antigo da ANTT com tabela genérica e fórum onde cada dono solta um valor diferente. Ninguém senta com você e mostra a conta de como chegar no preço justo da SUA operação.

O motivo é simples: precificação varia demais por:

• Tipo de veículo — uma Sprinter 16 lugares zero não custa o mesmo por km de uma HiAce 2018
• Região — pedágio, combustível, salário de motorista e seguro mudam bastante de uma cidade pra outra
• Tipo de operação — turismo é diferente de fretamento corporativo, executivo é diferente de transfer aeroporto
• Margem que você precisa rodar — financiamento da van, conta da garagem, salário do dono

Por isso não dá pra copiar tabela de ninguém. O que dá pra copiar é a estrutura da fórmula — e é o que você vai ter aqui.

Qual é a fórmula da diária de van?

Toda diária de van profissional tem 4 componentes. Esquecer um deles é como vender por menos do que custa sem perceber.

Diária = ((Diária base × Tempo) + (R$/km × Km extra) + Despesas previsíveis) × Markup

Vou abrir cada peça:

• Diária base — valor que cobre o veículo + motorista por 1 dia operacional (até X horas e Y km incluídos). É o piso.
• Tempo — se a viagem passa do limite incluído, cobra hora extra. Sprinter pra Búzios são 2 dias se voltar no domingo, não 1 — e isso muda tudo.
• R$/km × km extra — todo km que passa do limite incluído na diária vira tarifa quilométrica.
• Despesas previsíveis — pedágio, estacionamento, alimentação/hospedagem do motorista. São repassáveis, não absorva.
• Markup — multiplicador que garante margem (impostos, lucro do dono, imprevisto). Tipicamente 1,4 a 1,8.

Agora a parte que ninguém te conta: nada disso funciona se você não souber o custo por km real da sua van. É dele que sai o piso da diária base e o R$/km extra. Sem esse número, o resto é chute disfarçado de fórmula.

Passo 1 — Quais custos entram no piso da diária?

O piso da diária é o ponto em que você não dá prejuízo. Pra achar, você precisa do custo por km mensal da van — soma de tudo que ela consome dividido pelos km rodados no período. O passo a passo dessa conta está em como calcular o custo por km da frota.

Tem 5 grupos de despesa que entram no cálculo:

1. Combustível — o maior pedaço variável. Mensaliza com base no rodado.
2. Manutenção — preventiva (óleo, filtro, pneu) e corretiva. Mensaliza o anual.
3. Documentação e seguro — IPVA, licenciamento, seguro, ANTT. Pega o anual ÷ 12.
4. Motorista — salário + encargos do funcionário, ou diária do parceiro freelancer.
5. Estrutura proporcional — garagem, sistema, contador. Divide pelo número de veículos.

Esse é o trabalho braçal que separa quem precifica de verdade de quem chuta. Tem um guia detalhado de como mapear os 5 grupos de custo de frota de turismo — vale ler antes de fechar a sua planilha de custo.

Passo 2 — O que incluir na diária base?

Com o custo por km na mão, monta a diária base. Uma referência comum pra van executivo e fretamento turismo (ajuste à sua rota típica):

• Duração incluída — 10 a 12 horas de operação dentro do dia
• Km incluído — 100 a 200 km por diária, dependendo da rota típica
• Hora extra — 10 a 15% da diária base por hora excedente
• Km excedente — geralmente 1,8 a 2,5x o custo por km real (margem embutida)

O "pacote incluído" é o que vai no contrato. Sem isso definido, cliente acha que pagou diária e pode te levar pra qualquer lugar — você fica refém da boa vontade dele pra não estourar a operação.

Passo 3 — Qual markup colocar na diária?

Markup é o multiplicador que transforma seu custo em preço de venda. Tem que cobrir:

• Impostos — dependem do regime e do tipo de transporte. Atenção: a Lei Complementar 123/2006, art. 17, VI, não deixa optar pelo Simples Nacional quem presta transporte intermunicipal ou interestadual de passageiros, salvo exceções (como fretamento contínuo de estudantes ou trabalhadores em área metropolitana). Pra quem roda só municipal, o Simples começa em 6% no Anexo III e sobe com o faturamento. Confirme a sua alíquota com o contador.
• Margem de lucro — 15 a 25% pra van pequena, pode chegar a 35% em executivo premium
• Imprevisto — 5 a 10% pra cobrir pneu furado, motorista que faltou, multa, retrabalho

Soma tudo e converte em multiplicador. Se imposto é 10%, lucro alvo é 20% e imprevisto é 8%, esses 38% são do preço de venda, então o markup é 1 ÷ (1 − 0,38) ≈ 1,61 (multiplicar o custo por 1,38 não cobre os 38%). Um markup de 1,5 cobre cerca de um terço do preço: por exemplo, 8% de imposto, 18% de lucro e 7% de imprevisto. Na prática, o markup de van de fretamento fica entre 1,4 e 1,8.

Markup abaixo de 1,3 é zona de risco. Acima de 2 você fica caro demais e perde cliente pro concorrente que precifica direito.

Exemplo prático: quanto cobrar por uma Sprinter Rio→Búzios?

Cenário: cliente pediu Sprinter 16 lugares pra ir do Rio até Búzios no sábado de manhã e voltar no domingo à noite. Ida e volta. Grupo de 12 pessoas.

Variáveis da operação (valores de exemplo)

• Distância ida e volta: cerca de 380 km (Rio→Búzios é cerca de 170 km + 20 km internos + volta)
• Duração: 2 dias operacionais (sábado + domingo)
• Pedágio ida e volta (exemplo): R$ 90
• Hospedagem do motorista, 1 noite em Búzios (exemplo): R$ 180
• Alimentação do motorista, 2 dias (exemplo): R$ 120

Antes de fechar um orçamento real, confira o pedágio da rota na concessionária e use os preços que você paga hoje. Os números acima servem pra mostrar a conta, não são preço de mercado.

Custo por km da Sprinter (já calculado antes)

Vamos supor que o custo por km mensal da sua Sprinter ficou em R$ 2,80/km (combustível + manutenção + IPVA + financiamento + motorista + estrutura, divididos por km do mês).

Diária base e pacote

• Diária base Sprinter: R$ 600 (cobre 10h e 150 km incluídos)
• Km excedente: R$ 5,50/km (custo R$ 2,80 × 2 = R$ 5,60, arredondado pra baixo)
• Hora extra: R$ 80/hora

A conta

Diária × tempo:

R$ 600 × 2 diárias = R$ 1.200

Km extra: rota tem 380 km, pacote inclui 150 km × 2 diárias = 300 km. Sobram 80 km extras.

80 km × R$ 5,50 = R$ 440

Despesas previsíveis repassáveis:

R$ 90 (pedágio) + R$ 180 (hospedagem) + R$ 120 (alimentação) = R$ 390

Subtotal antes do markup:

R$ 1.200 + R$ 440 + R$ 390 = R$ 2.030

Aplicando markup de 1,5 (cobre cerca de um terço do preço, por exemplo 8% de imposto, 18% de lucro e 7% de imprevisto):

R$ 2.030 × 1,5 = R$ 3.045

Preço de venda da Sprinter Rio→Búzios ida e volta com 1 pernoite: R$ 3.045. Você pode arredondar pra R$ 3.000 ou R$ 3.100 dependendo de como quer apresentar — mas o piso justificável da operação tá calculado.

O que conferir antes de fechar a tabela de preços?

Com a fórmula rodando, antes de fechar a tabela final pra mandar pro cliente, vale uma verificação cruzada:

1. Compara com mercado da sua região — não pra copiar, mas pra calibrar. Se você ficou 40% mais caro que todo mundo, ou seu custo tá alto, ou seu markup tá demais
2. Considera tipo de cliente — corporativo paga mais, particular preço fechado é mais sensível, evento e festa puxam markup acima
3. Define política de desconto antes — "posso descer 10%?" tem resposta de cabeça quando você sabe o piso
4. Revisa trimestralmente — combustível sobe, manutenção muda, e tabela velha mata margem em silêncio. Idealmente uma vez por trimestre.

E um lembrete importante: precificar bem só vale se você mede o que aconteceu depois. O serviço que você cotou em R$ 3.045 — quanto custou de verdade? Bateu com o orçado? Esse fechamento é o que ajusta sua tabela ao longo do tempo. Os KPIs de gestão de frota pra transporte de passageiros mostram quais indicadores acompanhar pra manter precificação saudável.

Como um sistema ajuda a calcular a diária?

A fórmula é simples no papel. O problema é alimentar ela com dado real: quanto a Sprinter rodou no mês, quanto gastou de combustível, quanto comeu de manutenção, qual o pedágio médio das suas rotas. Em planilha isso vira garimpo — você passa o domingo somando coluna pra montar uma tabela que daqui a 3 meses já está velha.

Gestor Max (gestormax.org) é um sistema online de gestão para empresas de transporte de passageiros (turismo, fretamento, executivo, locação) e transportadoras de carga: orçamentos, agenda, faturas, financeiro, app do motorista e emissão de NFS-e, CT-e OS, CT-e e MDF-e.

No Gestor Max, cada despesa é lançada com categoria e com o veículo a que pertence, e os gastos extras da viagem entram pelo app do motorista ligados ao serviço. O KM inicial e final de cada serviço é registrado pelo motorista no app ao avançar as etapas (GPS e horário ficam gravados no toque de cada etapa). O relatório Lucro por Veículo junta tudo por período: receita dos serviços finalizados, despesas do veículo, lucro, KM rodado, lucro por km e margem. Dividindo as despesas pelo KM rodado, você tem o custo por km pra revisar a diária base e o R$/km extra.

Sendo honesto: o sistema organiza as despesas e os km, mas a revisão da tabela de diária continua sendo sua, uma vez por trimestre, com base nesses números. Tem um comparativo direto entre operar na planilha e operar no sistema que mostra na prática o que muda.

Conclusão

Precificar diária de van não é arte — é conta. Quando você abre os 4 componentes (tempo, km extra, despesas, markup) e amarra cada um ao custo real da sua operação, sai do chute e entra no controle. O preço que você manda pro WhatsApp deixa de ser palpite e vira número defendido.

Se você ainda está começando e quer ter o custo por km na mão sem viver de planilha, veja como o Gestor Max funciona pra empresas de fretamento, do orçamento à fatura. O guia completo de sistema de gestão de frota tem o panorama de tudo que um sistema de gestão entrega.

Revisado em outubro de 2026.

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